テレワークで仕事の効率を高めるためのコツ

活動のルールを決める

テレワークは自由度が高い反面、ルールを決めて生活リズムを崩さないように気をつける必要があります。

とくに起床と就寝の時間は厳守すると生活リズムが安定します。就寝を20時〜21時ぐらいと早めに設定すると早起きが習慣化できておすすめです。

その他にも朝食・昼食・夕食の時間、ストレッチやトレーニングの時間など、毎日のルーティンを決めておくと習慣化でき、結果的に仕事の効率アップにも繋がります。

仕事モードに切り替えるスイッチを持つ

パジャマのまま仕事ができるのもテレワークのメリットですが、気持ちの切り替えができず集中しにくいという人も多いと思います。

シャワーを浴びる、顔を洗って着替える、コーヒーを淹れるなど、自分なりの「仕事モードに入るスイッチ」を決めておくと、スムーズに仕事を始められます。家にいるとプライベートモードのまま作業に入りがちですが、ちょっとした切り替え行動があるだけで集中力が変わります。

毎日タスクを管理する

今日のタスク、明日のタスク、今週のタスク。こういったことを頭だけで覚えていたり、バラバラにメモしているだけだとミスに繋がります。

すべてのタスクをまとめて確認できる場所を作り、毎日更新しましょう。タスクの粒度はできるだけ細かくしておくと管理しやすいです。

たとえば「プロジェクトAの作業をする」ではなく、「プロジェクトAの資料Bを作成してCさんに提出する」のように具体的に書いておくと、何が終わっていないか・どれくらい時間がかかりそうかのイメージが掴めて、自分のタスクをコントロールしやすくなります。

ツールはAsana、Notion、Todoist、Trelloなど色々ありますが、自分に合ったものを探してみてください。紙のメモ帳でも全く問題ありません。大事なのは一箇所にまとまっていることです。

眠いときは仮眠を取る

環境によっては難しいかもしれませんが、眠くて集中できないなら仮眠を取るべきです。

15〜20分程度の仮眠でも、その後の集中力は大きく変わります。眠いまま無理に作業を続けるよりも、仮眠を取ってから集中して取り組んだほうが結果的に早く終わります。

どうしても寝られないときはコーヒーという手もありますが、飲みすぎには気をつけてください。

残業は夜ではなく早朝に

どうしても残業が必要な場合は、夜ではなく早朝に行うのがおすすめです。

就業時間のあとに仕事を続けると、終わりの時間が決まっていないためダラダラ長引きがちで効率が悪いです。早朝なら疲れも取れた状態で集中しやすく、始業時間までに終わらせる必要があるため緊張感を持って取り組めます。

私の場合、忙しいときは夜中の2時や3時に起きてやることもあります。

設備投資は惜しまない

ディスプレイを買い足してマルチモニターにしたり、キーボードやマウスを自分に合ったものに替えたり、仕事環境をアップデートすると効率が上がります。いい買い物をすれば、その瞬間から効果が出るのが設備投資のいいところです。

ただし何を買うかは十分に調べて、自分に合うかどうかの判断は慎重に。仕事のモチベーションが上がるなら、直接仕事に関係ないものでもいいと思います。

テキストコミュニケーションに気を配る

テレワークでは文字ベースのコミュニケーションが中心になります。自分が送った文章で相手の時間を奪わないように意識しましょう。

「ここはどういう意味だろう」と相手に考えさせたり、確認のために何度もやり取りが発生するような文章は避けたいところです。

• 誰が読んでも分かるように書く
• 誤解を招く表現や略語は避ける
• URLや資料を送るときは、どこを確認してほしいか明示する
• 文章で伝えにくいものはスクリーンショットを添える

また、相手の文章が雑でも感情的にならず、自分は丁寧に対応しましょう。テキストのやりとりは基本的にログとして残るので、真摯に対応した記録がそのままトラブル時の証拠にもなります。

仕事環境に変化を加えて気分転換する

同じ場所でずっと仕事をしていると、どうしてもマンネリ化します。部屋を変えてみたり、デスクの向きを変えたりするだけでも、ちょっとした新鮮さが生まれてモチベーションの維持に繋がります。

姿勢とからだのケアを忘れずに

長時間のデスクワークは腰への負担が大きく、テレワークが長くなるほどダメージが蓄積します。猫背にならないように姿勢を意識すること、定期的にストレッチを入れることを習慣にしておくと、長期的に効いてきます。

同じ姿勢でのタイピング作業が続くと腱鞘炎にもなりやすいので、手首のサポーターは個人的に必須アイテムです。

集中できないときはノイズを試してみる

環境音やホワイトノイズを流すと集中できるという人は多いです。無料でさまざまなノイズが聴けるmyNoiseというサイトがおすすめです。

ノイズが合わない人は、YouTubeで「作業用BGM」「集中」などで検索して、自分に合う音を探してみてください。