パラレルワークやマルチタスクの管理術

スケジュール管理

パラレルワークやマルチタスクを抱えている人のスケジュールは、思い通りにいかないことが多いです。

クライアントやチームメンバーの状況、技術的なつまずき、仕様変更など要因はさまざまですが、基本的に思い通りにいかないと想定しておくことが大切です。

バッファを持たせて見積もる

スケジュールを見積もるときは、作業のどこかで想定以上に時間がかかることを前提に、余裕を持たせましょう。スケジュールより早く終わる分には誰も困りませんが、間に合わなかった場合は関係者すべてに影響が出ます。

とくに複数案件を並行しているときは、1つの遅れが他の案件にも波及します。それぞれの案件に少しずつバッファを設けておくことで、想定外の事態にも対応しやすくなります。

スケジュールは随時更新する

最初にスケジュールを立てる段階では見えない部分も多々あります。進めていく中で見直しが必要だと判断したら、速やかにステークホルダーに状況を共有し、早めにスケジュールの調整を行いましょう。

共有が遅れるほどリカバリーの選択肢が減っていくので、「遅れそうかも」の時点で共有するくらいがちょうどいいです。

タスク管理

タスク管理の方法は人によって合う合わないがありますが、しっかり管理しないとタスクの作業漏れが発生します。

自分に合ったツールを選ぶ

私はこれまでWunderlist、Trello、Backlog、Wrike、Redmineなどいろいろ使ってきましたが、ここ数年はAsanaでタスクを管理しています。最近ではNotionやLinearを使う人も多いです。

ツール選びで大事なのは、プロジェクトやクライアントごとにグループ分けができて、タスクを細かい粒度で管理できることです。自分で試してみて、見やすく使いやすいものを選べばいいと思います。

タスクはその場で登録する

チャットや電話、会議中にタスクが発生したら、すぐにタスク管理ツールに登録する癖をつけておくことが重要です。「あとで登録しよう」は高確率で忘れます。

私の場合は、Asanaのタスクをもとに1週間分のやることをざっとメモに書き出して二重管理することで、タスク漏れをほぼ100%回避しています。タスク管理ツールを俯瞰するための仕組みをもう一段持っておくと安心です。

タスクの粒度を小さくする

「サイトリニューアル」のような大きなタスクをそのまま管理すると、何から手をつければいいか分からなくなります。「ワイヤーフレーム作成」「トップページコーディング」「テスト環境構築」のように、1〜2時間で終わる粒度まで分解すると、進捗が見えやすくなります。

コンテキストスイッチを減らす

複数の案件を同時に抱えていると、頻繁に作業を切り替えたくなりますが、コンテキストスイッチ（頭の切り替え）にはコストがかかります。切り替えるたびに「どこまでやったっけ」と思い出す時間が発生し、集中力も途切れます。

時間をブロックする

「午前はA案件、午後はB案件」のように、時間帯で案件を区切ると切り替え回数を減らせます。細切れに対応するよりも、まとまった時間を確保したほうが結果的に早く終わります。

中断するときはメモを残す

どうしても途中で別案件に移らないといけないときは、「次にやること」「現在の状態」を簡単にメモしてから切り替えましょう。戻ってきたときの立ち上がりが格段に早くなります。

リスク管理

やりとりは証拠を残す

電話で重要なやりとりをしないということは極めて重要です。チャットやメールなど、記録が残る手段を常に使いましょう。

電話で決まった内容も、あとからチャットやメールで「先ほどの内容をまとめました」と送っておくだけで、認識のズレを防げます。

契約書を交わす

外注先とはNDA（機密保持契約）、クライアントとは業務委託契約書など、しっかりと契約を行ったうえで業務にあたりましょう。面倒な作業ではありますが、トラブル時に冷静に対処するための土台になります。

とくにフリーランスや小規模な組織では、契約が曖昧なまま進んでしまうケースもありますが、お互いを守るためにも最初に整えておくことをおすすめします。

コミュニケーション管理

複数案件を抱えていると、連絡手段もクライアントごとにバラバラになりがちです。Slack、Chatwork、Teams、メール、LINEなど、チャンネルが増えるほど確認漏れのリスクも上がります。

通知を整理する

すべての通知をリアルタイムで受け取っていると、そのたびに集中が途切れます。重要度の高いチャンネルだけ通知をオンにして、それ以外は決まった時間にまとめて確認するようにすると、作業の中断を減らせます。

返信のタイミングにルールを持つ

「即レスしなきゃ」と思うとそれだけで負荷になります。緊急でないものは「午前と午後に1回ずつまとめて返信する」など、自分なりのルールを決めておくと気持ちが楽になります。

メール管理

メールはGmailで受信トレイを常に空の状態になるように管理することで、確認・送信漏れをほぼ100%防ぐことができます。

Gmailは独自ドメインのメールも設定できるので、メーラーとしても使えます。

スヌーズ機能を活用する

受信したときではなく後で対応すべきメールが届いたら、スヌーズ機能を使って改めて表示される日時を設定しておきましょう。そうすることで、今すぐ確認が必要なメールだけ受信トレイに残り、メールを効率よく管理できます。

ラベルとフィルタで分類する

案件ごとにラベルを作っておくと、過去のやりとりを探すときにも便利です。定型的なメール（請求書の受領通知など）はフィルタで自動ラベル付け＋アーカイブにしておくと、受信トレイがさらにすっきりします。