パラレルワークやマルチタスクの管理術

パラレルワークやマルチタスクを抱えている人のスケジュールは、思い通りにいかないことが多いです。
これはクライアントやチームメンバー、タスクなどの状況によって様々な要因が考えられますが、基本的に思い通りにいかないと想定しておきましょう。
そこでまず重要なのはスケジュールを多く見積もることです。
作業のどこかで想定したよりも時間が掛かることや、他の要因により遅れが出るということを想定した上でスケジュールを見積もりましょう。
スケジュールより早く終わる分には誰も困りませんが、スケジュールまでに終わらなかった場合は色々と問題が出てきます。
次にスケジュールは必要に応じて随時更新をしていくということです。
これは短期間のプロジェクトではあまり無いかもしれませんが、最初にスケジュールを立てる段階では見えない部分も多々あるものなので、スケジュールは更新していくべきです。
スケジュールの更新が必要だと判断した場合は、速やかにステークホルダーに状況を共有し、早めにスケジュールの見直しを行いましょう。

タスク管理の方法は人によって合う合わないがありますが、しっかり管理しないとタスクの作業漏れが発生してしまいます。 私は今まで、Wunderlist、Trello、Backlog、Wrike、Redmineなど色々使ってきましたが、ここ数年はAsanaというプロジェクト管理ツールでタスクを管理しています。 他のツールでも実現可能なものもありますが、プロジェクトやクライアントごとにグループ分けを行い、それぞれのタスクを細かい粒度で管理することで、タスク漏れを防ぐことができます。 他にもツールは色々ありますが、自分で試してみて、見やすく、使いやすいものを選べばいいでしょう。 チャットや電話、会議中にタスクが割り振られたらすぐにタスク管理ツールでタスクを作る癖を付けておくと、尚良しです。 私の場合は、更にAsanaを元に1週間のやることをざっとEvernoteにメモをして二重管理することで、タスク漏れをほぼ100%回避しています。

電話で重要なやりとりをしないということは極めて重要で、チャットやメールなどの証拠を残す手段を常に持っておきましょう。
外注先とはNDA(機密保持契約)、クライアントとは業務委託契約書など、しっかりと契約を行ったうえで業務に当たると、トラブル時にも慌てずに対処することができます。
面倒な作業ではありますが、契約というのはとても重要です。

メールはGmailで受信トレイを常に空の状態になるように管理することで、メールの確認・送信漏れをほぼ100%防ぐことができます。
Gmailは@gmail.comのアカウントだけでなく、独自ドメインも設定することができるので、Thunderbirdのようにメーラーとして使うことができます。
メールを受信したときではなく、後々返信・確認すべきメールが届いたら、スヌーズ機能を使って改めて表示される日を設定しておきましょう。
そうすることで、今確認が必要なメールだけ受信トレイに残しておくことができ、メールを効率よく管理することができます。

時代とともに業務の管理方法は変わっていくと思いますが、何か役に立つ情報を見つけてもらえると幸いです。